Jak sprawnie przygotować kosmetyki do sprzedaży detalicznej?

Kiedy startujesz z nową marką kosmetyczną, najwięcej myśli i energii poświęcasz formulacjom, składnikom aktywnym czy brandingowi. To naturalne, bo te kwestie to przecież „serce" produktu. W pewnym momencie pojawia się jednak bardzo praktyczne pytanie: kto i jak przygotuje dostarczony przez producenta kontraktowego kosmetyk do sprzedaży detalicznej?

Chodzi nie tylko o samo włożenie produktu do pudełka. Liczy się też np. precyzyjne etykietowanie czy sposób zabezpieczenia na czas transportu, żeby opakowania wyglądały estetycznie na półkach sklepowych.

Z pozoru to operacyjne wyzwanie wydaje się trywialne. Ale już przy pierwszych kilkuset sztukach okazuje się, że choć konieczne czynności są proste, to sama organizacja już wcale taka nie jest. Ktoś musi to fizycznie wykonać, właściciel marki zwykle nie ma na to czasu, a zatrudnianie ludzi „na chwilę” oznacza rekrutację, papierologię i zapewnienie miejsca do pracy.

Na szczęście, tak jak w R&D czy produkcji można oprzeć się na laboratoriach i producentach kontraktowych, tak w obszarze pakowania istnieją wyspecjalizowane firmy co-packingowe, stworzone dokładnie po to, by zdjąć z marki ten problem.

Czym jest ten co-packing?

Co-packing to usługa pakowania produktów świadczona przez wyspecjalizowane firmy zewnętrzne. W praktyce oznacza to, że jako marka zlecasz partnerowi takie zadania jak etykietowanie, składanie zestawów, foliowanie, przepakowywanie czy przygotowanie produktów do wysyłki. Co-packer działa według Twojej specyfikacji: dostaje produkt, materiały opakowaniowe i jasne wytyczne, a jego rolą jest sprawne, wydajne i powtarzalne przygotowanie każdej sztuki do sprzedaży.

W branży kosmetycznej co-packing obejmuje między innymi: pakowanie kremów, serum i perfum do jednostkowych opakowań, estetyczne aplikowanie etykiet (często na różne rynki), tworzenie zestawów prezentowych czy dodawanie gratisów, np. w formie próbek.

Firmy specjalizujące się w co-packingu, takie jak TRANSPAK– z którym sami pracujemy i który polecamy – mają procesy dopasowane do wymagań FMCG i branży beauty. Dzięki temu młoda marka może skupić się na formulacji, produkcji oraz marketingu, a uciążliwe przygotowanie finalnego produktu do sprzedaży detalicznej powierzyć doświadczonemu partnerowi, który potrafi takie zadanie wykonać sprawnie i wydajnie.

Trzy kryteria wyboru dobrego co-packera

Zanim przejdziemy do konkretnej listy wymagań, warto zadać sobie jedno pytanie: czego właściwie – poza zapakowaniem na czas – oczekujemy od partnera do co-packingu?

Trzeba sobie zdać sprawę, że ten sam krem może wyglądać jak produkt premium albo jak rzecz z dolnej półki – w zależności od tego, jak precyzyjnie został zapakowany. Krzywo naklejona etykieta, nierówno zamknięty kartonik czy słabo zabezpieczona przesyłka to detale, które klient zauważa od razu i które wpływają na jego percepcję produktu, a tym samy na decyzję o zakupie.

Marki, które od początku definiują swoje oczekiwania wobec co-packera, później znacznie rzadziej gaszą „pożary" na etapie pakowania. Poniżej trzy kluczowe kryteria, które przekładają się na bezpieczeństwo, estetykę i spokój po stronie właściciela marki.

Kryterium 1: jakość i estetyka wykonania

W kosmetykach bardzo liczy się pierwsze spojrzenie – a ono pada na opakowanie. Dlatego przy wyborze co-packera warto sprawdzić, jak dba o powtarzalność i precyzję: czy etykiety są równo naklejone, nadruki czytelne, a kartoniki czyste i dobrze sklejone.

Dobrą praktyką jest też zapytanie o procedury kontroli jakości na każdym etapie, a nie tylko o kontrolę końcową. Dla młodej marki szczególnie ważna jest partia próbna – pozwala ona sprawdzić jak wygląda gotowy do sprzedaży detalicznej produkt, zanim złożymy duże zamówienie. To moment, w którym można jeszcze spokojnie skorygować detale: położenie etykiety, niektóre nadruki czy sposób ułożenia produktu w kartonie zbiorczym.

Kryterium 2: doświadczenie w branży kosmetycznej

Nie każdy co-packer, który świetnie radzi sobie w branży FMCG, będzie dobrym partnerem dla marek kosmetycznych. W beauty pojawiają się delikatne formuły, szkło, opakowania premium, wymogi dotyczące oznakowania i dokumentacji, a także wysokie oczekiwania klientów co do estetyki.

Warto szukać firm, które mają konkretne doświadczenie z kremami, serum, perfumami czy kolorówką i potrafią pracować z różnymi typami opakowań. Dobrym sygnałem są referencje z branży kosmetycznej, portfolio realizacji oraz znajomość standardów jakości, takich jak GMP i ISO 9001. Jeśli co-packer „czuje" specyfikę kosmetyków, przekłada się to na mniej błędów, mniej strat i sprawniejszy start sprzedaży.

Kryterium 3: elastyczność i jakość współpracy

Rynek beauty żyje kampaniami, sezonami, poprawkami składu (szczególnie na początku tworzenia marki) lub etykiety. Dlatego dobry co-packer to nie tylko maszyny, ale też sposób pracy: gotowość do szybkich modyfikacji, obsługi pilnych zleceń i skalowania wolumenów.

Warto zapytać, jak firma radzi sobie z wyzwaniami „last minute": czy ma procedury fast track, jak wygląda komunikacja i czy zapewnia stałego opiekuna. Dla nowych marek ważne jest też, by nie były traktowane jak „dodatek" do dużych klientów – stąd znaczenie mają jasno ustalone zasady dotyczące współpracy, terminów i raportowania.

Jak wygląda współpraca z co-packerem w praktyce?

Współpraca zaczyna się zwykle od prostego briefu: dostarczasz informacji, jakie masz produkty, w jakich opakowaniach będą sprzedawane, jakie wolumeny planujesz i do jakich kanałów dystrybucji trafiają. Na tej podstawie partner proponuje konkretne rozwiązania – sposób pakowania, konfigurację zestawów, rodzaj zabezpieczeń na czas transportu, a także szacowane terminy i koszty.

Kolejny krok to test: partia próbna. Dzięki niej można sprawdzić, jak produkty wyglądają „z taśmy", czy etykiety są czytelne oraz czy kartony dobrze znoszą transport i magazynowanie.

Gdy standard zostanie zaakceptowany, współpraca wchodzi w tryb operacyjny: przekazujesz partie produktów i materiałów opakowaniowych, co-packer pakuje zgodnie z ustalonym schematem, a gotowe serie trafiają do magazynu lub sieci handlowej. Ważnym elementem jest stała komunikacja – dedykowany opiekun po stronie co-packera, raporty z produkcji, szybka reakcja na zmiany czy prośby o dodatkowe serie.

Przykład z praktyki: Jedna z nowych marek kosmetycznych uruchomiła kampanię influencerską, która okazała się znacznie bardziej skuteczna niż zakładano. Zamówienia skoczyły trzykrotnie w ciągu tygodnia. Produkcja nadążała, ale etykietowanie i kompletowanie zestawów stało się wąskim gardłem – wewnętrzny zespół nie był w stanie obsłużyć takiego wolumenu. Dzięki współpracy z doświadczonym co-packerem udało się w trybie pilnym przerzucić część pakowania na zewnątrz i utrzymać terminy dostaw bez opóźnień.

Jakie korzyści ma młoda marka z takiej współpracy?

Dla młodej marki co-packing to przede wszystkim sposób, żeby nie potknąć się na logistyce już na starcie. Zamiast inwestować w maszyny, ludzi i procesy, płacisz za konkretną usługę: zapakowane, gotowe do sprzedaży produkty. To uwalnia czas i zasoby, które możesz włożyć w rozwój formulacji, marketing i budowanie rozpoznawalności marki.

Druga korzyść to skalowalność. Kiedy wchodzisz do nowej sieci, planujesz kampanię albo krótką serię limitowaną, nie musisz martwić się o przepustowość własnego zaplecza – co-packer dostosowuje moce do Twoich planów.

Trzecia rzecz to know-how: dobry partner doradzi, jak ułożyć zestawy, jakie opakowanie wybrać, z którymi dostawcami warto współpracować czy jak oznaczyć serię pod konkretny rynek, żeby spełnić wymagania klientów i dystrybutorów. Markom, które mogą korzystać z doświadczenia co-packera w takich obszarach nie tylko łatwiej jest wejść na rynek, ale też sprawnie reagować na rosnący popyt.

Zanim wejdziesz na rynek rozważ outsourcing pakowania i etykietowania

O szczegółach dotyczących pakowania i oklejania produktów rzadko myśli się w pierwszej kolejności przy tworzeniu nowej marki kosmetycznej. Szybko jednak okazują się one istotne. To na opakowaniu klient widzi Twoją markę po raz pierwszy, a sieci handlowe i sklepy internetowe oceniają produkt nie tylko po formulacji, ale też po jego prezencji – forma w branży beauty jest często równie ważna jak treść.

Dobrze dobrany co-packer pozwala uniknąć nerwów, opóźnień i zbędnych kosztów, a marce kosmetycznej zostawia przestrzeń na pracę nad tym, co dla niej na tym etapie jest najważniejsze, czyli jak wyróżnić się na tym nasyconym produktami rynku.

Jeśli chcesz wejść w temat głębiej i poznać przykłady zastosowań co-packingu, typowe problemy, które rozwiązuje oraz najważniejsze czynniki wpływające na koszty tej usługi, to więcej informacji zawiera ten ekspercki przewodnik o co-packingu.

Joanna Ryglewicz
Founder & CEO at NISHA

Myślisz o własnej marce kosmetycznej lub chcesz wzbogacić swój asortyment o wyjątkowy produkt? Umów się ze mną na bezpłatną konsultację. Z przyjemnością pomogę Ci osiągnąć Twoje cele oraz – korzystając z własnego doświadczenia – chętnie doradzę Ci jak najlepiej zorganizować niektóre procesy operacyjne, np. związane z przygotowaniem kosmetyków do sprzedaży.

Umów się na bezpłatną konsultację